مدیریت دانش و مستندات (KDM)

در این گروه محصول به عنوان یکی از نیازهای پایه‌ای و پشتیبان فرایندهای اصلی سازمان، مدیریت اسناد سازمان در چارچوب الزامات استانداردهای مرتبط با حوزه مدیریت مستندات انجام می‌شود، به نحوی که به صورت متمرکز، مستندات فرایندهای مختلف FANRP، ثبت، طبقه‌بندی، نگهداری، کنترل و بازیابی شوند.
در کنار محصول مدیریت مستندات (DMS)، مدیریت دانش به عنوان یکی از اصلی‌ترین سرمایه‌های سازمان، در قالب محصول KMS و با فرایندهای ثبت، انتشار و ارزیابی دانش میسر می‌شود.

 

با گسترش سریع، افزایش سطح دانش و روند رو به رشد دانش‌آفرینی در دنیا، هر سازمانی نسبت به جمع‌آوری، ثبت به موقع، بهره‌برداری و در نتیجه کاربردی‌کردن دانش، باید بسیار سریع عمل کند.

اینها از مهم‌ترین مزایای استفاده از سیستم مدیریت دانش در سازمان‌هاست:

  • افزایش چابکی در سازمان.
  • امکان اتخاذ تصمیم‌های بهتر و سریع‌تر با بهره‌مندی از دانش تجمیعی در سازمان و در نتیجه حل مشکلات در کمترین زمان.
  • افزایش نوآوری در سازمان‌ها.
  • امکان شناسایی کارکنان مستعدتر و کمک به رشد آنها.
  • برقراری ارتباط بین متخصصان و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار.

محصول مدیریت دانش فنارپی به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا با در اختیار داشتن یک سیستم جامع، نسبت به ثبت و استفاده از دانشی که در مجموعه تولید می‌شود، به صورت کاملا یکپارچه بهره ببرند.

محصول مدیریت دانش به سازمان شما برای در اختیار داشتن تمام اطلاعات مربوط به دانش‌آفرینی کمک می‌کند. همچنین پس از ثبت اطلاعات مربوط به دانش شما، امکان ارزیابی آن و سپس انتشار و بهره‌برداری از آن را خواهید داشت.

این محصول به منظور پوشش کامل سازمان‌ها دارای چهار فرایند کسب‌وکاری زیر است:

  • پیکربندی مدیریت دانش
  • ثبت دانش
  • ارزیابی دانش
  • انتشار دانش

 

پیش از ورود سیستم‌های رایانه‌ای، اتاق‌های بایگانی بزرگ را به یاد بیاورید که حتی در برخی از سازمان‌ها به واحدی عریض و طویل تبدیل شده بودند. قطعا گسترش استفاده از سیستم‌های رایانه‌ای، تغییرات بزرگ و ملموسی برای سازمان‌ها در بخش بایگانی ایجاد کرده است؛ آنقدر که امروزه امکان کار بدون رایانه برای سازمان‌ها تقریبا غیر قابل تصور است.

با توجه به گسترش استفاده از رایانه‌های شخصی، امروزه بایگانی و تجمیع اطلاعات و مستندات که در سیستم‌های مختلف کارکنان ذخیره می‌شود، از دغدغه‌های مدیران است. استفاده از سرور‌های سازمانی نیز با توجه به نحوه دسترسی‌های آن مشکلات سازمان‌ها را بر طرف نمی‌کند. اکنون می‌توان گفت استفاده از سیستم راهکار یکپارچه سازمانی فناپ زیرساخت یا فنارپی (FANRP) در مقابل استفاده از رایانه‌های مختلف، حتی از تغییر بایگانی فیزیکی به دیجیتال نیز و مهم‌تر است.

سازمان‌ها در مرحله دیجیتالی‌شدن اسناد، به دسته‌بندی راحت‌تری از ذخیره مستندات خود دست یافتند. این در حالی است که فنارپی با محصول مدیریت مستندات این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا تمام مستندات خود را به‌صورت یکپارچه در تمام سطح سازمان و به‌صورت لحظه‌ای در اختیار داشته باشید.

 

موارد زیر از مهم‌ترین مزایای این محصول است:

  • بهبود طبقه‌بندی اسناد
  • دسته‌بندی دقیق‌تر اسناد
  • کاهش فضای ذخیره‌سازی
  • افزایش امنیت ذخیره‌سازی اطلاعات
  • بازیابی و جست‌وجوی  آسان‌تر اسناد
  • پشتیبان‌گیری راحت‌تر
  • تطبیق بیشتر اسناد با مقررات سازمان

 

این محصول دارای فرایند‌های زیر است:

  • اطلاعات پایه مدیریت مستندات
    سازمان‌ها در این فرایند کسب‌وکاری امکان ایجاد دایرکتوری، تغییر تخصیص‌ها، ویرایش سطح امنیتی اسناد، ویرایش قالب مستندات، ویرایش کدگذاری مستندات و ویرایش طبقه‌بندی مستندات را خواهند داشت. تمام ویژگی‌های لازم برای طبقه‌بندی اصولی اسناد در یک ساختار یکپارچه و هماهنگ با سایر محصولات در نظر گرفته شده است.
  • ایجاد مستندات
    شما در فرایند ایجاد مستندات، امکان انتخاب عملیات برای آن مستند و افزودن فایل‌های پیوست را خواهید داشت.
  • تغییر/ منسوخ کردن مستندات
  • مدیریت داده‌ها و بررسی وضعیت مستندات

برای کسب اطلاعات بیشتر با همکاران ما در فناپ زیرساخت تماس بگیرید.