مدیریت تغییر ؛ ضرورتی برای سازمان‌ها

ضرورت نیاز به مدیریت تغییر در سازمان ها

تغییرات سازمانی وقتی اتفاق می‌افتند که شرکت از حالت کنونی به حالت ایده‌آل خود در آینده تغییر وضعیت می‌دهد. مدیریت تغییر سازمانی، فرایند برنامه‌ریزی و اجرای تغییرات در سازمان است. این تغییرات به‌نحوی اجرا می‌شوند که برای سازمان کمترین هزینه و کمترین میزان مقاومت کارکنان را دربر داشته باشد و در عین حال از کارایی حداکثری نیز برخوردار باشد.

در زمان‌های گذشته، مدیران شرکت‌های بزرگ تنها یک هدف مهم را دنبال می‌کردند. هدف تمام آن‌ها این بود که شرکت و مجموعه تحت‌نظرشان به یک نقطه امن رسیده، بازدهی خوبی داشته باشد و در آن نقطه مستقر شود. اما امروزه به سبب شفافیت بازارها، تحرک نیروی کار، جریان سرمایه جهانی و ارتباطات لحظه‌ای در اغلب صنایع و تقریبا تمام شرکت‌ها؛ از بزرگ‌ترین‌ها گرفته تا کوچک‌ترین شرکت‌های فعال، یک رقابت جهانی به وجود آمده و باعث اتفاقی شده که اکنون مدیران نمی توانند آن را نادیده‌ بگیرند. این اتفاق مهم ایجاد تغییر در بازار کار و تاثیر آن بر محیط و افراد بود.

آن‌ها در زمان ایجاد تغییر باید شناختی کامل و نزدیک از نیروی انسانی خود – فرهنگ عامه موجود در شرکت، ارزش‌ها، افراد و رفتارهای مختلف – داشته باشند تا به هدف خود برسند.

تفاوت‌های فرهنگی، مدیریت‌ تغییرات را با مشکل مواجه می‌کند. هنجارهای فرهنگی در سراسر جهان متفاوت است. تیم مدیریت تغییر باید از آداب و رسوم محلی حتی با وجود سیستم جهانی برای استانداردسازی عملیات سازمان، آگاه باشد.

برنامه ریزی برای اجرای مدیریت تغییر

آمارهای بین المللی نشان می‌دهند که نزدیک به ۷۰ درصد از پروژه‌های تغییر و استقرار سیستم‌های مدیریتی در سازمان‌ها شکست می‌خورند. بله 70 درصد! شکست این پروژه‌ها دلایل متعددی دارد که یکی از مهم‌ترین آن‌ها ماهیت تغییر و مقاومتی است که در برابر آن وجود دارد و بنابراین الزام مدیریت تغییر را افزایش می دهد. اما این مقاومت از کجا نشات می گیرد؟ آیا فرآیندها، فناوری‌ها، تجهیزات و ساختارها به خودی خود در برابر تغییر مقاومت می‌کنند یا این مقاومت در ذهن افراد است؟ برخی اوقات، سازمان تصور می کند که این مقاومت ها باید بلافاصله برطرف شوند.

در حالی که این مقاومت ‌ها در بعضی اوقات نه تنها مضر نیست، بلکه پیامدهای مثبتی را نیز برای سازمان به دنبال دارد؛ چرا که باعث تقویت تضادهای کارکردی و گفتمان ‌های مثبت می ‌شود که به نوبه خود می ‌تواند گزینه ‌های تغییر را با تحلیل‌هایی که از پیامدهای آنها به عمل خواهد آمد، ارتقاء بخشد. اما اگر مقاومت غیرمنطقی و افراطی باشد که برنامه ‌ها و یا حتی بقاء سازمان را دچار مخاطره سازد، باید با استفاده از روش ‌های مختلف نسبت به رفع آنها اقدام نمود.

سازمان فراتر از دارایی‌های فیزیکی‌اش، تشکیل شده از انسان‌ها و روابط انسانی آن‌هاست. در واقع «کسب‌وکارها» توسعه‌ای از کارکنانشان هستند. از همین روی سازمان‌های پیشرفته و موفق به دور از شعار به نیروی انسانی به عنوان یکی از کلیدی‌ترین عناصر توسعه نگاه می‌کنند و به همین جهت است که تحقیقات نشان می‌دهد سازمان‌هایی که بر روی کارکنان برای تغییر، سرمایه‌گذاری می‌کنند، به طور متوسط ۳۰ درصد احتمال موفقیت بیشتری دارند.

اکنون سازمان ها در عرصه کسب و کار با وضعیت بی نهایت دشواری مواجهند که هر لحظه صورتی دیگر می یابد، در یک چنین فضای متحول و دور از اطمینانی، سازمان ها دو راهکار پیش روی دارند. یا هیچ کار نکنند و صرفا به واکنش های انفعالی بپردازند که همان سرنوشتی را دچار خواهند شد که بسیاری از سازمان های توانمند در دهه های گذشته، گرفتار آن شده اند و امروزه هیچ نام و نشانی از آنها در دست نیست.  آنها تنها یک گناه کوچک داشتند که باعث نابودی ایشان شد. آنها می خواستند در دنیایی که تغییر می کرد تغییر نکند.

راهکار دوم، همراهی با فرآیند جهانی تغییر و اقدام به ایجاد تغییرات آگاهانه در ساختارها و فرآیندها فرهنگ ها و ارزش ها و سیاست های سازمانی است تا بتوان خود را هماهنگ با شرایط محیطی ساخت. این تغییرات بنیادین، ریشه ای و بسیار استراتژیک است. اجرای ارکان مدیریت تغییر استراتژیک نیازمند تدوین استراتژی و  برنامه ریزی استراتژیک برای تغییر است. تدوین این برنامه ها مبانی نظری و عملی خویش را طلب می کند.

مزایای مدیریت تغییر

مدیریت تغییر، ریسک رد شدن سیستم جدید یا تغییری دیگر توسط سازمان را کاهش می‌دهد. به خودی خود مدیریت تغییر سازمانی هزینه‌ها را کاهش یا فروش را افزایش نمی‌دهد؛ در عوض کار تیمی مورد نیاز شرکت برای پذیرش تغییر و کارایی بیشتر را افزایش می‌دهد. همچنین مجموعه روبه‌رشدی از داده‌ها نشان می‌دهد که مدیریت تغییر اثربخش، بر احتمال رسیدن به هدف های پروژه نیز مؤثر است.

مدیریت تغییرات در هیچ دو سازمانی یکسان نیست!

توجه داشته باشید که هرچند توصیه‌های کلی ارائه شده می تواند تا حد زیادی سازمان‌ها را در مدیریت تغییرات درست راهنمایی کند اما بیشترین تفاوت بین سازمان‌ها تفاوت آن ها در نیروی انسانی‌شان است. مدیریت تغییرات به طور مستقیم با افراد سروکار دارد بنابراین در هر سازمان با آن با اتکا به تحلیل علل ریشه‌ای، در هر سازمان ریشه مقاومت‌های سازمانی در پروژه استقرار مدیریت دارایی‌ های فیزیکی شناسایی شده و راهکارهای متناسبی برای همان سازمان ارائه شود.

از عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی راهکار ERP در نظر گرفتن مدیریت تغییرات سازمانی OCM در حین اجرای پروژه می باشد که در تمامی متدولوژیهای استاندارد و بین المللی استقرار ERP در نظر گرفته شده است که در متدولوژی استقرار FANRP نیز لحاظ شده است.