برنامه‌ریزی، رکن مهم مدیریت سازمان

برنامه‌ریزی پلی است بین جایگاه کنونی یک شرکت و نقطه‌ای که قصد دارد به سوی آن حرکت کند. از این رو، معاونت برنامه‌ریزی در شرکت‌های پروژه محور همچون فناپ‌زیرساخت نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند، چرا که با اطلاع از استراتژی‌های کلان مجموعه، زمان، بودجه، نیرو و … در جهت تعریف و پیشبرد پرو‌ژه‌ها گام برمی‌دارد.
در این راستا، با معاون برنامه‌ریزی و سیستم‌های شرکت فناپ زیرساخت گفتگو کردیم تا از نقش و فعالیت‌های این معاونت در شرکت فناپ‌زیرساخت اطلاعات بیشتری کسب کنیم.

مهندس جعفر دولت‌آبادی دارای مدرک کارشناسی و کارشناسی ارشد مهندسی برق از دانشگاه صنعتی امیرکبیر است. وی پس از چند سال فعالیت در صدا و سیما و همچنین انجام پروژه‌های صنعتی و تحقیقاتی در جهاد دانشگاهی واحد دانشگاه علم و صنعت در اواخر سال 1392 به هولدینگ فناپ آمد و در سمت‌هایی چون مدیر کسب و کار واحد امداد آی‌تی و مدیریت عامل شرکت فرنام به فعالیت پرداخت. جعفر دولت‌آبادی در سال 1396 پس از ادغام و شکل‌گیری فناپ زیرساخت، ابتدا در سمت معاونت پشتیبانی و نگهداشت پروژه‌ها مشغول بوده و از اوایل سال 1398 معاونت برنامه‌ریزی و سیستم‌ها را برعهده دارد.

جهت آشنایی بیشتر با معاونت برنامه‌ریزی و سیستم‌ها، لطفا توضیحاتی در خصوص شکل‌گیری این واحد ارائه کنید.

شرکت فناپ زیرساخت در سال 1396 با ادغام چند شرکت از زیرمجموعه‌های هولدینگ فناپ، با نام جدید فعالیت خود را ادامه داد. در ساختار اولیه، معاونت برنامه‌ریزی در کنار پروژه‌ها فعالیت می‌کرد.
از خرداد ماه سال 1398 بار دیگر معاونت برنامه‌ریزی و سیستم‌ها مستقل از پروژه ها فعالیت خود را آغاز کرد.در ساختار جدید، اداره تضمین کیفیت و بهبود فرایندها با تغییرات اندکی کار خود را ذیل این معاونت ادامه داد. اداره کنترل پروژه‌ها، بخش دیگری بود که رویکرد سیستمی و نظارتی بر پروژه‌ها داشته و وارد اجرای پروژه نمی‌شد. بخش دیگر این معاونت، اداره برنامه‌ریزی بوده و اخیرا به این تیم، واحد ایمنی و بهداشت نیز افزوده شده است.

در ساختار جدید این معاونت، به صورت کلی چه اقداماتی انجام می‌شود؟

همانطور که گفته شد، معاونت برنامه‌ریزی و سیستم‌ها دارای 4 واحد تضمین کیفیت و بهبود فرایندها، کنترل پروژه‌ها،  برنامه‌ریزی و ایمنی و بهداشت است.
در واحد کنترل پروژه‌ها، استقرار یک نظام مدیریت پروژه تعریف شده که با انجام امور مربوط به ارزیابی پیشرفت و عملکرد پروژه‌ها، نگاه کل‌نگر نسبت به پروژه‌ها دارد. در این واحد، فعالیت سیستمی پروژه انجام می‌شود و تعیین می‌کند که پروژه‌های شرکت چه مسیری را باید طی کنند. در این اداره به بخشهای ستادی سازمان در برنامه ریزی و کنترل پروژه جهت انجام پروژه های بهبود سازمان خدمات لازم ارائه می شود. ضمن این که به منظور توانمندسازی همکاران در انجام پروژه ها تا کنون چندین دوره آموزشی مدیریت پروژه با همکاری اداره سرمایه انسانی برگزار کرده است.

در واحد دیگر که تضمین کیفیت است، موضوعات فرایندی، سیستمی و معماری سازمان پیگیری می‌شود. تکلیف مهم دیگر بخش تضمین کیفیت، بازنگری فرایندها و ایجاد فرایندهای جدیدی است که به بلوغ سازمان کمک خواهد کرد. این بخش در حال حاضر، امور مربوط به استقرار نظام مدیریت کیفیت یا ایزو 9001 نسخه 2015 را در دست اجرا دارد که به دلیل شیوع بیماری کرونا، کمی به تاخیر افتاد و در حالی که ممیزی داخلی آن انجام شده، اما ممیزی نهایی خارجی باقی مانده است. همچنین، در آینده با استقرار کامل سیستم آی‌فناپ (ERP) در شرکت فناپ زیرساخت، واحد تضمین کیفیت راهبری آن را بر عهده خواهد داشت.

علاوه بر این، واحد برنامه‌ریزی امور مربوط به سند راهبردی یا استراتژیک شرکت را پیگیری می‌کند. تدوین این سند باید در تعامل با هلدینگ انجام شود که اینگونه نیز هست و ارتباط مستقیم با هلدینگ فناپ جود دارد. طراحی و اجرای ارزیابی عملکرد نیز در زمره وظایف واحد برنامه‌ریزی قرار دارد که امیدواریم در آینده این بخش تکمیل شود و بهبود یابد.

بخش دیگر که متولی آن بخش برنامه‌ریزی است، به تهیه گزارشاتی مربوط می‌شود که شرکت‌های زیرمجموعه باید به هلدینگ ارائه کنند و ناظر بر ارتباط ما با هلدینگ خواهد بود. این تکلیف، گزارشات پایش، هیئت مدیره مجموعه، بودجه، استراتژی و … را شامل می‌شود. به این ترتیب، به جز واحد مالی فناپ زیرساخت که ارتباط مستقیم با هلدینگ دارد، سایر موضوعات از طریق این معاونت پیگیری می‌شود.

افزون بر این، امور مربوط به افزایش سرمایه و گزارش‌های آن، توسعه شرکت و پروژه‌ها نیز بر عهده واحد برنامه‌ریزی است. همچنین، تنظیم طرح تجاری پروژه‌هایی که در آینده قرار است به شرکت اضافه شود، تاثیر آنها بر کسب و کارهای شرکت و انجام اقدامات لازم نیز در واحد برنامه‌ریزی اجرا می‌شود.

واحد ایمنی و بهداشت نیز در جهت رفع یک نیاز شکل گرفت؛ چرا که شرکت‌ها برای حضور در مناقصه‌ها به این واحد نیاز دارند. هر پروژه طرح HSE دارد که باید با کارفرما مبادله شود و در آن، ایمنی و سلامت کارکنان مورد توجه قرار گیرد.

رویکرد شما به عنوان معاون برنامه‌ریزی و سیستم‌های شرکت فناپ زیرساخت چگونه بوده است؟

یکی از ویژگی‌های مشهود در سازمان‌های نابالغ این است که بار زیادی بر دوش مدیران ارشد و مدیرعامل قرار دارد. اما سازمان بالغ، با وجود واحد برنامه‌ریزی، می‌تواند به یک ادبیات مشترک برسد، وضعیت خود را بهتر بشناسد، تخصصی‌تر عمل کند و همه افراد درگیر امور سازمانی شوند. به این ترتیب، سازمان به بلوغ بیشتری می‌رسد؛ افراد می‌دانند سازمان در چه جایگاهی قرار دارد و برای رسیدن به برنامه‌های خود، چه اقداماتی باید انجام دهد. بعد از این بلوغ، می‌توان توقع داشت که تمامی افراد پاسخگو باشند و ارزیابی‌ها دقیق‌تر انجام شود.

یکی از موضوعات مهم در معاونت برنامه‌ریزی این بود که امور در هماهنگی بیشتری با هلدینگ فناپ انجام شود. چرا که تصمیمات کلان مجموعه در هلدینگ فناپ اتخاذ می‌شود و شرکت فناپ‌زیر ساخت باید متناسب با آن برنامه‌ریزی داشته باشد. اکنون، شرکت فناپ زیرساخت به عنوان یکی از شرکت‌های برتر گروه، با هلدینگ بحث و تبادل نظر خوبی دارد.

نکته مهم دیگر این است که شرکت طرح‌های توسعه‌ای قابل توجهی دارد که در این راستا، لازم است افزایش سرمایه را مد نظر داشته باشد. بخشی از این امر به واحد مالی و بخش دیگر، به معاونت برنامه ریزی مربوط می‌شود. چرا که نگاه بخش مالی به گذشته است و بخش برنامه‌ریزی به آینده نگاه می‌کند که بتواند هشدار لازم را به سازمان بدهد. ساختار شرکت نیز باید در راستای رسیدن به هدف‌های کلان‌تر شرکت تغییر کند.

از زمان ایجاد معاونت برنامه‌ریزی، شاهد چه تغییراتی در پیشرفت پروژه‌ها بوده‌اید؟

نقش معاونت برنامه‌ریزی و سیستم‌ها در تغییر شکل مدیریت پروژه‌ها پررنگ بوده است. در حال حاضر، مدیر پروژه در قالب جدیدی گزارش خود را ارائه می‌دهد که موجب می‌شود بهتر درک و ارزیابی شود. همچنین، می‌توان گفت بهبود فرایندی نیز وجود داشته است.

امور مالی شفاف‌تر است و با ظرافت و دقت بیشتری نسبت به گذشته انجام می‌شود. در گذشته، امور ساختاری کندتر پیش می‌رفت؛ اما اکنون مسئولیت‌ها مشخص است و همکاران سریع‌تر می‌توانند کارهای خود را پیش ببرند. بخش دیگر مستندسازی است که در گذشته نیز انجام می‌شد. اما اکنون از انسجام بیشتری برخوردار است و می‌توان از تجربیات یک پروژه برای پروژه‌های دیگر نیز استفاده کرد. مدیریت ریسک نیز یکی از موضوعات مهم دیگری است که مجموعه علاقمندی دارد دقیق‌تر به آن بپردازد و طی یک سال اخیر، تلاش خود را در این راستا کرده است.البته هنوز تا رسیدن به نقش و جایگاه اصلی این معاونت در کمک به اجرای پروژه ها فاصله ی زیادی داریم و امیدواریم با همکاری سازمان به ویژه مدیران محترم پروژه، به نقطه مطلوب برسیم.

همانطور که مطرح کردید، تدوین برنامه استراتژیک نیز یکی از تکالیف معاونت برنامه‌ریزی و سیستم‌ها است. لطفا در این خصوص، توضیح کوتاهی ارائه دهید.

شرکت فناپ زیرساخت، سه خط کسب و کاری اصلی دارد که شامل یکپارچه‌سازی زیرساخت، راهکارهای هوشمند و حمل و نقل هوشمند می‌شود. این کسب و کارها در سند استراتژیک سال 96 تعریف شده و شرکت تا کنون در این زمینه‌ها فعالیت داشته است. در برنامه توسعه‌ای، چند موضوع دیگر افزوده شده است که ماموریت‌های شرکت فناپ زیرساخت را شکل می‌دهند. در این راستا ارائه راهکارهای هوشمند به صنایع در راستای انقلاب صنعتی چهارم مبتنی بر فناوریهای نوظهوری همچون اینترنت اشیاء، کلان داده ها، زنجیره بلوکی، هوش مصنوعی به عنوان ماموریت جدید مصوب فناپ زیرساخت می باشد که در سال های بعد تمام توان و منابع خود را به آن معطوف خواهد کرد.

آینده معاونت برنامه‌‌ریزی و سیستم‌ها را چگونه پیش‌بینی می‌کنید؟

آینده معاونت برنامه‌ریزی وابسته به آینده شرکت است اگر افق 1404 را در نظر بگیریم، برنامه شرکت در افق 1404 نشان می‌دهد که رشدی چند برابری را در نظر دارد. و در این مسیر معاونت برنامه ریزی و سیتمها به عنوان رکنی مهم در مدیریت سازمان نقش آفرینی خواهد کرد.